Sistem Informasi Manajemen

1      PENGANTAR  SISTEM  INFORMASI  MANAJEMEN

Sebuah masyarakat yang maju dan berkembang, pada dasarnya tidak akan terlepas dari apa yang dinamakan ilmu pengetahuan dan teknologi yang dimilikinya. Masyarakat modern yang berkembang pada era millenium dua ini merupakan masyarakat yang menikmati fasilitas dari sebuah perkembangan teknologi canggih. Dunia seakan menjadi sempit dengan teknologi, tidak ada yang mampu disembunyikan pada era modern sekarang ini. Mau tidak mau, setuju tidak setuju kemajuan tekhnologi telah memasuki urat nadi kehidupan manusia.

Maka saat ini kita lebih mengenal sebagai sebuah era masyarakat informasi dan tentunya ada masa dimana masyarakat belum mengenal informasi. Dari hampir semua lini kehidupan manusia dewasa ini telah menggunakan kecanggihan tekhnologi informasi, baik pada tingkat individual, kelompok, semua jenis organisasi, pada tingkat negara, dan bahkan dalam hubungan antar organisasi dan antar negara. Salah satu produk pekembangan tersebut ialah tumbuhnya disiplin ilmiah baru yang kini dikenal dengan istilah informatika. Walaupun terbilang masih baru, namun perkembangannya telah sangat dibutuhkan hampir semua orang, salah satu kontribusi substansial dan bahkan telah membuka kesadaran pada perbagai pihak tentang pentingnya informasi sebagai suatu Resource (sumber daya) organisasi yang strategis.

Tentunya dalam perkembangannya ada suatu proses dalam masyarakat hingga mencapai sebuah tahapan sebuah sistem informasi yang sedemikian canggih seperti sekarang ini. Dibawah ini akan dijelaskan tahapan dan perbandingan perkembangan teknologi informasi di masyarakat :

Masyarakat Pra – Informational

adalah masyarakat yang mengolah informasi secara “ traditional “ dalam arti tidak menggunakan sarana yang bermuatan tekhnologi tinggi atau bisa dikatakan “manual sistem “

Masyarakat   Informational

adalah masyarakat yang mengolah berbagai komponen penanganan informasi dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi atau bisa dikatakan “ Computerisasi sistem “.

Arti Penting Perlunya sebuah Sistem Informasi :

1.      Meningkatnya Kebutuhan masyarakat (konsumen) Tiap hari, terhadap kebutuhan Pokok dan kebutuhan pelengkap lainnya.

2.      Tingkat kecerdasan (kemampuan berfikir) masyarakat meningkat searah dengan berkembangnya kualitas pendidikan di masyarakat

3.      Kualitas hidup semakin meningkat dan penuh tantangan.

4.      Pekerjaan tidak hanya satu (monoton) tetapi semakin banyak dan luas wilayahnya.

5.      Kecenderungan Manusia Modern mencari alternatif untuk cadangan masa depan.

6.      Orientasi hidup semakin jelas dan pemahaman managerial semakin tinggi.

7.      Persaingan hidup semakin ketat dan membutuhkan banyak energi.

8.      Kualitas pekerjaan (hasil karya) berubah interprestasinya dan dituntut setiap hasil pekerjaan untuk bisa cepat , cerdas, akurat dan segera bisa dimanfaatkan.

9.      Persaingan dunia Usaha makin keras dengan adanya pasar bebas dunia.

Contoh :    

Sebuah Perusahaan rokok. Saat pertama didirikan manajer hanya mengelola semua sistem perusahaan dengan cara manual. Namun setelah berkembang dan memerlukan perluasan usaha maka yang dikelola manajer tidak hanya bagian produksi saja, tetapi bagian: personalia,material, marketing, keuangan dll. Yang membutuhkan penanganan yang maksimal dan itu tidak bisa dilakukan dengan hanya mengandalkan satu orang tetapi karyawan yang banyak dari semua cabang yang ada di seluruh dunia. Maka pentingnya sebuah pengelolaan informasi pada perusahaan rokok tersebut mutlak diperlukan.

Menurut McLeod, 1995 ( seorang pakar management ) : Seorang manajer mengelola lima jenis sumber daya utama yaitu :

1.      Manusia

2.      Material

3.      Mesin (fasilitas dan energi)

4.      Uang (capital)

5.      Informasi ( data )

Maka selain mengelola sumber daya fisik, manajer juga mengelola sumber daya informasi.

Seorang manajer memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna.

Kemudian seorang manajer memastikan bahwa orang yang berkompeten dalam organisasilah yang menerima informasi tersebut dan memanfaatkannya.

Setelah  informasi tersebut tidak lagi bermanfaat, manajer membuang atau menyimpan (sebagai arsip) informasi tersebut dan menggantinya dengan yang baru.

Sehingga seluruh aktivitas tersebut mulai dari :

Memperoleh informasi menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya/menyimpan pada saat yang tepat disebut œ  MANAJEMEN INFORMASIœ

Dampak  Perubahan  Dunia  Global

Beberapa tahun yang lalu sedikit sekali organisasi yang memiliki kepedulian terhadap informasi termasuk bagaimana memperolehnya, mengelola dan mendistribusikan kedalam seluruh organisasi. Namun karena adanya perubahan lingkungan bisnis, maka organisasi bisnis tidak bisa mengabaikan sistem informasi, terdapat kekuatan yang menjadi pendorong perubahan tersebut :

1.   Perubahan ekonomi secara Global ( the emergence and strengthening of the global economy) sehingga terjadi :

a.   Manajemen dan pengendalian pada berbagai tempat dibanyak negara.

b.   Tingkat persaingan di pasar dunia

c.    Unit-unit usaha yang berada di lintas negara

d.   Sistem pengiriman produk antar negara.

2.   Perubahan ekonomi industrial  elemen penting yang sangat berpengaruh terhadap perubahan ekonomi adalah :

a.  Pengetahuan dan informasi yang didasarkan atas nilai ekonomi.

b.  Produktivitas

c.  Produk dan jasa-jasa baru

d.  Kepemimpinan

e.  Persaingan berdasarkan waktu

f.   Siklus hidup produk yang lebih pendek

g.  Basis pengetahuan karyawan yang terbatas.

3.   Perubahan Lingkungan Bisnis juga berpengaruh pada cara mengorganisir dan mengelola Perusahaan, sehingga dengan Teknologi informasi cara menciptakan nilai (hasil produksi barang dan jasa) juga berubah.

Pada  Perusahaan Tradisional umumnya :

1.  Hirarki (jabatan yang berurutan)

2.  Sentralistis

3.  Pengelolaan struktur yang ditandai dengan prosedur operasi standart.

Perubahanya pada Perusahaan :

a.  Struktur organisasi yang mendatar

b.  Desentralisasi

c.  Fleksibilitas

d.  Kebebasan lokasi

e.  Biaya transaksi dan koordinasi yang rendah

f.   Pemberdayaan

g.  Kerjasama team.

SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan, dan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi.

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia.

Data adalah aliran fakta-fakta mentah yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik sebelum diorganisir dan ditata menjadi bentuk yang bisa difahami dan digunakan.

Terdapat tiga Aktivitas pada Sistem Infromasi :

1. Input adalah sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun di luar organisasi untuk diproses dalam suatu sistem ekonomi.

2.  Processing adalah konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.

3.  Output adalah distribusi informasi yang sudah diproses ke anggota organisasi dimana output tersebut akan digunakan.

PERSPEKTIF BISNIS DALAM SISTEM INFORMASI :

Sistem Informasi terdapat dalam ruang lingkup :

1. ORGANISASI

Terdapat tiga elemen kunci yaitu : Orang, Struktur dan prosedur,politik dan kultur.

a. Orang Ø orang yang ahli pada bidangnya dipekerjakan dan dilatih untuk berbagai fungsi : termasuk penjualan dan pemasaran, manufaktur, keuangan, akuntansi, dan sumberdaya manusia.

b. Struktur dan prosedur Ø Struktur mengacu pada pembagian tugas menurut keahlian orang di setiap bagiannya. Suatu organisasi mengkoordinasi kerja melalui hierarki yang tersruktur, formal, dan prosedur operasional yang standart.

c.  Politik dan kultur Ø Tingkatan dan keahlian yang berbeda dalam organisasi menimbulkan kepentingan dan sudut pandang yang berbeda pula. Hal ini seing menimbulkan konflik. Konflik juga merupakan dasar bagi politik organisasi. Sistem informasi muncul dengan berbagai perspektif, konflik, kompromi dan persetujuan yang semuanya ini merupakan sifat-sifat dari organisasi.

2.  MANAJEMEN :

manajemen menyelesaikan masalah-masalah bisnis dalam lingkungan bisnis, mereka membuat strategi organisasi untuk merespon, dan mereka mengalokasikan sumberdaya manusia dan keuangan untuk mencapai strategi dan mengkoordinasikan pekerjaan. Mereka juga harus melatih kepemimpinan yang bertanggung jawab.

3.   TEKNOLOGI :

Teknologi informasi adalah satu alat bagi manajer untuk menyesuaikan diri dengan lingkangan usahannya. Teknologi yang dimaksud misalnya perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu aktivitas : input, processing dan output dalam suatu sistem informasi.

SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

Keterangan Gambar :

1. Sistem Informasi pada Tingkat Operasional yakni sistem informasi yang memonitor aktivitas mendasar dan transaksi dari organisasi. Misal Kegiatan penjualan,penerimaan kas penjualan. Tabungan, gaji keputusan kredit, dan aliran bahan baku suatu pabrik.

2. Sistem Informasi pada Tingkat Pengetahuan yakni sistem informasi yang mendukung pekerja pengetahuan dan data dalam suatu organisasi. Tujuannya adalah membantu organisasi mengontrol aliran kertas kerja.

3. Sistem Informasi pada Tingkat Manjemen yakni sistem informasi yang mendukung monitoring, pengawasan, pembuatan keputusan, dan aktivitas administratif manajer.

4. Sistem Informasi pada Tingkat Strategis yakni sistem informasi yang mendukung kegiatan perencanaan jangka panjang dari manajemen puncak. Perhatian utama dari sistem ini adalah menyesuaikan perubahan pada lingkungan eksternal.

Pengaruh Perkembangan Teknologi Informasi :

1. Tahun 1980-an telah terjadi revolusi pengolahan data, otomatisasi kantor, telekomunikasi, dan aplikasi lainnya dalam teknologi informasi yang digunakan dan berpengaruh langsung pada kinerja perusahaan besar maupun kecil.

2. Tahun 1990-an banyak organisasi yang menerapkan teknologi informasi hampir pada setiap peningkatan kinerja perusahaan dalam pengawasan manajerialnya. Contoh : Mesin scanning untuk harga produk pada pasar swalayan/supermarket, ATM (outomatic teller machine/ anjung tunai mandiri) sebuah mesin transaksi pengambilan uang tunai perbankan langsung secara langsung.

3.  Selanjutnya pada tahun-tahun berikutnya perkembangan ide mendesain sebuah sistem informasi kian meningkat pesat seperti pada stasiun radio, stasiun televisi dan surat kabar. Juga pada media telekomunikasi hand phone dengan fasilitas yang kian canggih dengan permance menarik dan kecil, tetapi bisa mengakses internet dan hubungan telebanking sistem.

4. Kesempatan penerapan sistem informasi telah membawa penggunaan teknologi yang lebih besar daripada sebelumnya. Karena dihadapkan pada permintaan jasa yang berkembang, kebanyakan departemen sistem informasi telah melakukan perubahan dramastis dengan dukungan teknologi. Perubahan-perubahan tersebut diantaranya :

a.  Penurunan waktu pengembangan produk dan biaya pemanufacturan, tehnik yang biasa digunakan MAP (manufacturing automatic protocol) dan CIM (Computer intgrated manufacturing

b.    Jasa perbankan cross-selling

c.    Perbaikan sistem perdagangan eceran

d.    Peningkatan akses informasi pelanggan

e.    Memungkinkan pencatatan otomatis

f.     Mengintegrasikan semua fungsi nilai tambah

g.    Kontribusi terhadap persaingan secara keseluruhan.

 2    KOMPONEN  DAN STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(Pertemuan ke-3)

Batch Procesing (Proses Pengelompokan)

Pada tahap awal perkembangan komputer , semua pemrosesan komputer berdasarkan batch-nya (Kelompoknya). Tehnisnya organisasi mengumpulkan tumpukan traksaksi lalu diolah pada suatu waktu, kemudian dicatat kedalam media computer yang dapat dibaca, seperti pita magnetik. Selanjutnya secara fisik dibawa kepusat Komputer dan seluruh persedian diperbaharui melalui pemrosesan dimana tumpukan data harian ditambah master file persediaan komputer. Baru setelah itu menghasilkan laporan.

* On – line sistem

Dengan maksud menghindari kelambatan waktu dalam pemrosesan sistem Batch, dengan sistem on-line setiap transaksi dimasukkan langsung ke Komputer ketika terjadi transaksi.

Bidang Aplikasi Pendukung Manajemen :

1. Transaction Procesing System► Sistem pemrosesan transaction, sistem ini memprose ribuan transaksi yang terjadi di organisasi setiap hari : penjualan, pembayaran, penerimaan, mengiriman dan penerimaan barang, sewa beli dll

2. Decision Support System (DSS)► adalah sistem yang berbasis komputer, biasanya bersifat interaktif, dirancang untuk membantu manajer atau membuat keputusan yang lain. DSS memasukkan baik data atau model untukmembantu pembuat keputusan dalam mengatasi masalah, khususnya masalah yang tidak terstruktur.

3. Group Decision Support System (GSS) ► sistem dirangcang untuk mendukung suatu kelompok tidak hanya individu sistem ini disebut GSS (Group Decision Support System) atau Electronik Meeting System (EMS) yang bertujuan untuk memberi keuntungan kekuatan bagi kelompok organisasi dalam membuat keputusan yang lebih baik dibandingkan dengan keputusan yang dibuat sendiri.

4. Geographic Information System (GIS) ► adalah suatu sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan data tempat (spatial data). GIS menghubungkan data ke peta yang ada dalam komputer sehingga karakteristik tempat dari data bisa dihimpun dengan mudah. GIS seringkali berfungsi sebagai DSS untuk menjalankan tugas penyeleksian tempat restauran fas food dan penetapan rute pengiriman barang.

5. Exccutive Information System (EIS) ► Konsep kunci dari sistem ini adalah mampu mengirim informasi terbaru tentang keadaan bisnis langsung pada eksekutif puncak. EIS didesain untuk digunakan secara langsung oleh manajer puncak tanpa bantuan perantara. EIS menggunakan tampilan grafik, komunikasi, dan metode penyimpanan data untuk memudahkan para eksekutif dalam mengakses secara on-line informasi terbaru tentang keadaan organisasi yang dipimpinnya.

Bidang Aplikasi Pendukung Fungsional :

1. Office Automation► Otomasi kantor melibatkan seperangkatfungsi yang saling berhubungan dan dapat diintegrasikan dalam sistem tunggal. Fungsi-fungsi yang biasa dipakai adalah electronic mail, word processing, pengopian, penyimpanan dokumen, voice mail, desktop publishing.

2. Factory Automation ►melibatkan seperangkat mesin-mesing yang terkontrol secara numerik (numericsal controlled machines) yang menggunakan program komputer untuk mengawasi jalannya mesin-mesin canggih.

3.  Computer Integrated Manufacturing (CIM) ► sistem yang menghubungkan MRP dan mesin yang dikontrol dengan angka (numerik) memungkinkan tidak hanya membuat jadwa,tapi mengawasi berbagai mesin yang sedang bekerja.

Bidang  Aplikasi  Berbasis  Teknologi :

1. Aftificial Intelligence (AI) ► Ide AI sendiri berdasarkan pemikiran bahwa bagaimana membuat komputer melakukan pekerjaan lebih baik dari yang dilakukan manusia. Sistem AI ini meliputi bahasa Natural, robot, sistem penglihatan dan pendengaran, sistem pakar, dan jaringan neural .

a.       Bahasa Natural : ditujukan untuk menghasilkan sistem yang mampu  menerjemahkan instruksi manusia ke dalam suatu bahasa yang memungkinkan komputer memahami dan melaksanakannya.

b.      sistem penglihatan dan pendengaran :  melibatkan pembuatan mesin yang memiliki kemampuan melihat atau bicara (atau keduanya) yang mempengaruhi prilaku dasar mereka.

c.       Sistem pakar :  (Expert Sistem) berkaitan dengan sistem bangunan yang memasukkan pembuatan keputusan yang logis dari seorang ahli manusia.

d.      Jaringan Neural :  yakni sistem terbaru yang mempelajari bagimana sistem nervous bekerja.

2. Virtual Reality ► sistem yang mengacu pada penggunaan sistem berbasis komputer yang menciptakan suatu lingkungan yang tampak nyata terhadap satu atau lebih sensor dari pengguna.

3.  Bidang Aplikasi Berbasis Rancang Bangun ►

a. Distibuted System ð adalah sistem dimana komputer dari beberapa ukuran  diletakkan diberbagai tempatsuatu organisasi menjalankan aktivitas bisnisnya (kantor pusat,pabrik,toko,gudang,bangunan kantor) dan komputer tersebut dengan jalur telekomunikasi agar mampu menyokong proses bisnis.

b.   Keuntunngan :

1.  Pelayanan dan respon yang meningkat terhadap pengguna lokal

2.  Perilaku yang membaik karena melibatkan orang dalam (lokal)

3.  Kemampuan untuk mengadaptasi struktur organisasi

4. Kemampuan mengelola yang meningkat karena bagian-bagian sistemnya lebih kecil.

5.  Biaya penghitungan yang berkurang.

c.  Kelemahan:

1.  Sangat tergantung pada jalur telkomunikasi

2. Menggunakan teknologi yang relatif baru dan kurang dipahami dengan baik.

3. Resiko pengamanan yang lebih besar karena mudah untuk diakses oleh orang lain

4.  Tempat-tempat di dalam yang mungkin berbeda standarnya.

5.  Membutuhkan koordinasi yang lebih besar.

6.  Biaya komunikasi yang meningkat.

d.  Client Server system adalah sistempemrosesan yang didistribusikan antara komputer server pusat, seperti minicomputer atau workstation, dengan jumlah komputer klien, yang biasanya dalam bentuk microkomputer destop.

 3     Sistem Informasi Dan Organisasi

- Pertemuan 4 & 5-

1.      PENGERTIAN ORGANISASI

“  Organisasi yaitu kumpulan orang – orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang dilakukan berdasar atas suatu aturan tertentu dan penjabaran fungsi pekerjaan secara formal serta memiliki struktur formal, stabil yang membutuhkan sumberdaya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menghasilkan output/keluaran yang maksimal “.

2. Tujuan

a.   Secara umum :  Agar proses pekerjaan tercapai dengan cara diatur, disusun sehingga seluruh pekerjaan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien.

b.    Secara khusus

1. Bidang agama> meningkatkan pendidikan moral dan iman.

2. Bidang sosial>kemanusiaan

3. Bidang ekonomi > mencari laba

4. Bidang politik> mencari kekuasaan

3.  Manfaat

Agar pelaksanaan tugas dilakukan lebih baik terkoordinir dan tujuan serta jalannya pekerjaan tercapai secara efektif dan efisien.

4.   Asas / prinsip organisasi

a.  Asas / prinsip perumusan dan penentuan tujuan

b. Asas / prinsip pembagian kerja

c. Asas / prinsip pendelegasian wewenang

d. Asas / prinsip organisasi

e. Asas / prinsip efisiensi sederhana

f. Asas / prinsip pengawasan umum

5. Struktur Organisasi

a.       Struktur Organisasi Garis :  Digunakan pada perusahaan / lembaga yang sederhana / kecil

b.      Struktur Organisasi Fungsional :  Susunan organisasi yang memberikan gambaran pembagian tugas dan wewenang menurut fungsi pekerjaan

c.       Organisasi membutuhkan sistem informasi, agar tujuan dan kepentingan organisasi dapat tercapai.

d.      Sebuah Sistem Informasi agar berhasil dengan baik, maka kita harus mengenali organisasi dan berupaya mencari bentuk sistem informasi yang paling sesuai.

Mengapa Perilaku Organisasi Penting Untuk Dipelajari ?

Organisasi seperti halnya manusia dapat diidentifikasi dari perilakunya. Perilaku Tersebut dapat positif ataupun negatif. Banyak definisi tentang perilaku organisasi. Menurut Gibson (1996) perilaku Organisasi adalah sebagai penelaahan perilaku, sikap, dan prestasi manusia di dalam suatu kerangka organisasi, penggunaan teori, metode dan prinsip-prinsip dari berbagai disiplin ilmu seperti : psikologi, sosiologi dan antropologi budaya untuk mempelajari persepsi nilai-nilai, kapasitas belajar dan tindakan-tindakan individu ketika bekerja didalam kelompok dan didalam organisasi secara keseluruhan, penganalisisan dampak lingkungan luar atas organisasi dan sumber daya manusia, misi, tujuan, dan strateginya. Perilaku Organisasi adalah juga merupakan :

1.      Cara berfikir, perilaku yang berada pada diri individu, kelompok dan tingkat organisasi.

2.      Perilaku adalah multidisiplin, yang menggunakan prinsip, model, teori, dan metode-metode disiplin lain. Perilaku organisasi adalah bidang yang terus tumbuh dan berkembang dalam kedudukan dan pengaruhnya.

3.      Adanya Orientasi Humanistik (humanistik Orientation)yang jelas dalam prilaku organisasi.ð Manusia dan prilaku mereka, persepsi, kapasitas pembelajaran, perasaan dan sasaran merupakan hal penting bagi perusahaan/organisasi.

4.      Perilaku Organisasi berorientasi pada Kinerja, menyangkut sebab kinerja rendah atau tinggi dan bagamana cara meningkatkan kinerja.

5.      Lingkungan eksternal memberikan dampak signifikan terhadap prilaku organisasi.

6.      Karena bidang prilaku organisasi sangat tergantung dari disiplin yang dikenal, maka metode ilmiah menjadi penting dalam mempelajari variabel dan keterkaitan.

Organisasi Merupakan Sistem sosial:

Hubungan antar individu dan kelompokdalam suatu organisasi menciptakan harapan bagi prilaku individu. Harapan ini diwujudnya dalam peran-peran tertentu yang harus dihasilkan. Orang harus memainkan peran seorang pemimpin, Sementara yang lainnya sebagai yang dipimpin. Manager menengah, karena mempunyai atasan dan bawahan, harus memainkan dua peran diatas. Organisasi memiliki kewenangan, status dan kekuasaan dan manusia dalam organisasi mempunyai beragam kebutuhan dari masing-masing sistem. Kelompok didalam organisasi juga mempunyai pengaruh yang kuat atas prilaku individu dan kinerja organisasi.

Struktur dan Desain Organisasi

Untuk bekerja secara efektif, manajer harus secara jelas memahami struktur organisasi. Struktur organisasi adalah pola formal aktivitas dan hubungan antara berbagai subunit organisasi. Didalamnya terkait dengan :

1. Desain Pekerjaan :  Desain Pekerjaan dihubungkan pada proses dimana manajer  menspesifikasikan isi, metode dan hubungan pekerjaan untuk memenuhi kepentingan organisasi dan individu, dan harus bisa menjelaskan isi dan tugas serta posisi pimpinan unit dan hubungan posisi masing-masing anggota team.

2. Desain Organisasi :  Berkaitan dengan struktur organisasi secara keseluruhan dan berencana mengubah filosofi dan orientasi team. Usaha ini akan memberikan suatu struktur baru dari tugas, wewenang, dan hubungan antar personel yang dipercayainya akan menghubungkan perilaku individu dan kelompok dalam meningkatkan kinerja mutu.

3. Proses Organisasi : memberikan kehidupan terhadap struktur organisasi. Jika proses ini tidak berfungsi dengan baik, masalah yang tidak diinginkan akan berkembang.

4. Komunikasi : kelangsungan organisasi tergantung dari kemampuan manajemen menerima, meneruskan dan bertindak atas informasi. Proses komunikasi menggabungkan organisasi dengan lingkungan, demikian juga sebaliknya. Informasi mengalir dan dari organisasi serta di dalam organisasi. Informasi akan menyatukan aktivitas dalam organisasi.

5. Pengambilan Keputusan : Mutu pengambilan keputusan di suatu organisasi tergantung atas pemilihan sasaran yang tepat dan mengidentifikasi cara untuk mencapainya. Dengan integrasi yang baik antara faktor prilaku dan struktur, manajemen dapat meningkatkan kemungkinan tercapainya keputusan yang bermutu tinggi. Organisasi akan sangat tergantung pada keputusan individu maupun keputusan kelompok. manajemen yang efektif membutuhkan pengetahuaan dan kedua tipe keputusan tersebut.

6. Karakteristik Struktur Organisasi tersebut adalah :

a.      Pembagian tugas yang jelas

b.      Hirarki

c.      Aturan dan prosedur yang jelas

d.      Pertimbangan yang tidak terpisah-pisah (Impartial judgements)

e.      Kualifikasi posisi tehnis

f.        Efisiensi organisasi yang maksimum

7.   Organisasi mempengaruhi sistem informasi :

a.      Karena organisasi akan berpengaruh terhadap sistem informasi melalui keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer dan karyawan. Manajer membuat keputusan tentang desain sistem. Mereka juga menggunakan teknologi informasi.

b.      Sistem informasi mampu mengubah cara hidup suatu organisasi. Beberapa sistem informasi mengubah keseimbangan hak, priviliges, kewajiban, pertanggungjawaban dan perasaan yang telah terbangun sekian lama pada suatu organisasi.

8.  Teknologi Komputer memiliki kemiripan dengan tekhnologi yang lain termasuk didalamnya salah satunya,

9.  Teknologi Otomotif : Masyarakat membutuhkan jalan bebas hambatan, mechanic (ahli mesin), pompa bensin, desainer mesin, polisi dan produsen spare part.

10. Membangun sebuah sistem informasi dalam organisasi : Manajer mempunyai alasan yang rasional baik menyangkut umum ataupun khusus. Alasan yang paling pokok bagi manajer untuk memilih menggunakan sistem adalah untuk mencapai alasan-alasan ekonomi, menyediakan pelayanan yang baik. Dampak komputerisasi terhadap organisasi tergantung dari bagian dan bagaimana manajer membuat keputusan.

11.   SISTEM  INFORMASI  MEMPENGARUHI  ORGANISASI

a.   Pada Teori Ekonomi dan Teori Ekonomi Mikro, dimana membicarakan keterlibatan sejumlah besar perusahaan di suatu negara dan negara lain dalam skala bahasan ekonomi mikro dan makro dengan segala aspek perdagangan dalam lingkup negara dan international. Maka dengan demikian dalm teori ekonomi mikro teknologi informasi semestinya menghasilkan keikutsertaan sejumlah manajer menengah dan pekerja khusus yang lebih sedikit yaitu pada saat teknologi informasi menggantikan tenaga kerja manusia.

b. Teori Biaya Transaksi : teknologi informasi dapat membantu perusahaan dalam menurunkan biaya transaksi, dan membuatnya lebih bernilai bagi perusahaan untuk melakukan kontrak dengan pemasok luar daripada menggunakan sumber-sumber penawaran dari luar.

c. Teori Agensi : teknologi informasi memungkinkan bagi organisasi untuk mengurangi keseluruhan biaya manajemen dan memungkinkan untuk meningkatkan revenues, sementara manajemen menengah dan pekerjaan-pekerjaan klerikal dapat dikurangi.

d. Teori Prilaku : Karena teknologi informasi digunakan untuk mempromosikan nilai-nilai dan keinginan organisasi. Pengaruh teknologi informasi adalah sebuah refleksi dari apa yang diorencanakan atau diinginkan organisasi dan perancang sistem. Dalam model prilaku perusahaan, pengaruh sistem informasi tidaklah sesederhana dan langsung seperti model ekonomi.

e.   Teori keputusan dan pengawasan : Fungsi organisasi adalah membuat keputusan dibawah kondisi yang tidak pasti dan beresiko serta tetap berada dibawah batasan rasionalitas.

Maka seorang manajer senior memungkinkan dapat menggunakan teknologi infromasiuntuk berhubungan langsung dengan unit operasi tingkat bawah melalui jaringan telekomunikasi maupun komputer LAN dan meniadakan manajer perantara tingkat menengah. Secara alternative tekonologi informasi dapat mendistribusikan informasi kepada pekerja level bawah, yang selanjutnya dapat membuat keputusan-keputusannya berdasarkan pengetahuan dan informasi yang dimiliki tanpa intervensi manajemen.

f.   Teori Sosiologi : Oligarchi dan Rutin

Teori sosiologi memfokuskan pada pertumbuhan hirarki, sruktur birokrasi dan prosedur operasi standart sebagai alat utama bagi organisasi dalam rangka menghadapi lingkungan yang tidak stabil.

√ Dewasa ini beberapa organisasi teleh merubah dan mendistribusikan otoritasnya dari kantor pusat, mengurangi staff, dan menempatkan lebih banyak kekuasaan pada para manajer divisi dan manajer perusahaan pada tingkat lokal.Namun organisasi yang lain secara sadar mencari dan mengumpulkan informasi dari unit-unit operasi dalam jumlah besar. Manajer membuat keputusan berdasarkan interes yang dimiliki.

g.      Teori Post-industrial : bentuk dan struktur yang bermuatan Pengetahuan.

Dalam masyarakat paska industri, yaitu ekonomi paska industri tahun 1960-an. Sektor pelayanan mendominasi aktivitas perekonomian. Sektor pelayanan itu sendiri sangat mengutamakan knowledge worker(ilmuan, ahli tehnik, dan bahkan manajer) dan data worker seperti sekretaris, akuntan atau sales people. Dalam masyarakat paska ekonomi industri global, industri manufaktur dipindahkan kenegara-negara berupah rendah dan high skill, sementara pekerjaan berbasis pengetahuan (knowledge based) tumbuh dengan cepat di negara-negara maju dengan upah yang tinggi.

h.      Teori Budaya : Teknologi Informasi dan Asumsi Dasar.

Teknologi informasi dapat mengancam atau mendukung budaya sebuah organisasi. Berkembangnya teknologi komputer mikro mengancam manufaktur komputer mainframe dan para pelanggannya. Sebaliknya, Teknologi informasi dapat mendukung budaya dalam organisasi, sebagaimana yang terjadi dalam industri asuransi yang menggunakan teknologi komputer untuk menekan cost. Khususnya dalam memproses klaim.

i.        Teori Politik : Teknologi Informasi sebagi sumber daya Politik

Organisasi dibagi ke dalam sub-sub kelompok fungsional sepertipemasaran, akuntasi, dan produksi. Kelompok-kelompok inimempunyai nilai (value) yang berbeda dan mereka bersaing untuk mendapatkan resources, membuat kompetisi dan konflik. Teori politik menggambarkan sistem informasi sebagai outcome dari persaingan politik antar sub-sub kelompok untuk mempengaruhi kebijakan, prosedur, dan resources organisasi.

Faktor – Faktor yang perlu dipertimbangkan pada rencana-rencana sistem, Yaitu :

1.  Lingkungan dimana organisasi harus melakukan fungsi

2.  Struktur organisasi, Hirarki, spesialisasi, standart prosedur operasi

3.  Budaya dan politik organisasi

4.  Tipe organisasi

5.  Kemampuan mendukung dan memahami top manajemen

6.  Level organisasi dimana sistem diadakan

7.  Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi sistem

8.  Jenis tugas dan keputusan dalam mana sistem informasi didesain

9. Sentimen dan sikap karyawan dalam organisasi yang akan menggunakan sistem informasi

10.  Riwayat organisasi: investasi dalam bidang teknologi informasi yang telah dilakukan skill yang dimiliki, program-program penting, dan sumber daya manusia.

Konsep Dasar Sistem

Terdapat  2  kelompok  pendekatan  yang  digunakan  dalam mendefinisikan sistem, yaitu :

1. Lebih menekankan pada prosedur yang digunakan dalam sistem dan mendefinisikan sistem sebagai jaringan prosedur, metode, dan cara kerja yang saling berinteraksi dan dilakukan untuk pencapaian suatu tujuan tertentu.

2. Lebih menekankan pada elemen atau komponen penyusun sistem, mendefinisikan sebagai kumpulan elemen baik abstrak maupun fisik yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

Kedua definisi di atas sama benarnya dan tidak saling bertentangan. Yang berbeda hanyalah cara pendekatan yang dilakukan pada sistem. Karena pada hakekatnya setiap komponen sistem, untuk dapat saling berinteraksi dan untuk dapat mencapai tujuan tertentu harus melakukan sejumlah prosedur, metode, dan cara kerja yang juga saling berinteraksi. Beberapa karakteristik sistem informasi adalah sasaran, sumber daya, jaringan komunikasi, konversi data, masukan data, keluaran informasi, dan pengguna-pengguna informasi.

2.1.1 Sasaran

Setiap sistem berupaya mencapai satu atau lebih sasaran : artinya, sasaran merupakan kekuatan pemotivasi yang mengarahkan suatu system.

2.1.2 Masukan – Proses – Keluaran

Masukan terdiri dari semua arus berwujud (tangible) yang masuk ke dalam sistem di samping juga dampak tak berwujud (intangible) terhadap sistem. Keluaran terdiri dari semua arus keluar atau hasil. Dan proses terdiri dari metode yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran.

Sasaran sistem mempengaruhi dan sering mengendalikan konten masukan menjadi keluaran.

2.1.3 Lingkungan

Setiap sistem (barangkali kecuali sistem jagad raya) secara fisik terbatas. Alam yang terletak di luar suatu sistem dinamai lingkungan sistem. Suatu batas sistem memisahkan sistem itu dengan lingkungannya. Walaupun batas-batas sistem tertentu tidak kelihatan dan mungkin sukar ditetapkan secara pasti, setiap sistem pasti dibatasi oleh batas-batas tertentu.

2.1.4 Saling Kebergantungan

Setiap sistem mempunyai saling kebergantungan. Selain memiliki subsistem-subsistem yang erat berkaitan, suatu sistem pada dasarnya merupakan bagian integral dari sistem lain yang lebih besar. Hubungan antara subsistem dengan sistem dan dengan supersistem dinamai hirarki sistem.

2.1.5 Jaringan Kerja Sistem

Jaringan kerja sistem menggambarkan macam saling kebergantungan yang lain. Jaringan kerja (network) terbentuk bilamana sebuah sistem digabungkan dengan sistem lain yang tingkat hirarkinya sama. Sistem-sistem yang membentuk jaringan kerja berinteraksi satu sama lain melalui penghubung (kopling/coupling) atau batas bersama (shared boundaries) yang dinamakan antarmuka (interfaces). Antarmuka ini memungkinkan sumber daya mengalir di antara sistem-sistem yang berinteraksi.

Subsistem-subsistem yang saling bergantung dalam suatu sistem tunggal juga membentuk jaringan kerja, karena mereka saling berhubungan. Sumber daya mengalir di antara subsistem-subsistem, dengan keluaran dari satu subsistem menjadi masukan bagi subsistem lain yang berantarmuka.

Konsep saling kebergantungan sistem ini berguna dalam studi sistem informasi. Konsep ini mengingatkan analis bahwa sebuah sistem atau subsistem tidak boleh dilihat secara terpisah dari sistem atau subsistem lain yang terkait dengannya. Konsep ini juga mengatakan bahwa analis dapat berpindah ke tingkat sistem yang lebih rendah hirarkinya guna menyempitkan cakupan analisis.

2.1.6 Kendala

Setiap sistem menghadapi kendala, batasan-batasan intern atau ekstern yang menentukan konfigurasi atau kemampuan sistem. Batas / boundary sistem, misalnya, merupakan kendala fisik yang menentukan ukuran dan bentuk sistem. Dalam beberapa keadaan kendala dapat dihilangkan atau dikurangi. Cara yang biasa digunakan untuk engurangi kendala yang mempengaruhi operasi dikenal dengan dekopling (decoupling).

2.1.7 Pengendalian Sebagai Konsep Inti Sistem

Pengendalian dapat dianggap sebagai konsepsi inti sistem, karena faktor inilah yang menjiwai ide pokok dari pengembangan sebuah sistem dan sekaligus juga merupakan manifestasi nyata dari tiap sistem. Sistem-sistem dibentuk secara langsung atau tidak, untuk melakukan pengendalian, misal :

·   Pemerintah dibentuk untuk menentukan apa yang boleh dilakukan dalam masing-masing   yuridiksinya.

·  Sistem kardiovaskuler bertanggung jawab untuk mengontrol aliran darah dan pendistribusian oksigen dalam tubuh.

Pengendalian bisa berarti menciptakan atau memelihari nilai atau karakteristik suatu variabel agar selalu berada dalam batas yang telah ditentukan. Melakukan pengendalian berarti menyebabkan segala sesuatu berjalan sesuai keinginan atau rencana sehingga suatu tujuan akhir bisa tercapai. Setiap sistem harus mengatur subsistem-subsistemnya agar dapat mencapai sasaran. Pengendalian adalah proses regulasi (pengaturan) yang dilakukan sistem untuk mengoreksi setiap penyimpangan dari rangkaian langkah menuju sasaran yang diinginkan.Pengendalian anggaran, pengendalian mutu, pengendalian kredit, dan pengendalian sediaan, merupakan proses-proses pengendalian yang biasa dilakukan perusahaan.

Pengendalian yang efektif tergantung pada umpan balik. Melalui umpan balik, keluaran sistem dukur terhadap standar untuk menentukan penyimpangan, yang kemudian dikoreksi dengan mengubah masukan atau proses. Pengendalian yang efektif dalam konteks suatu sistem juga ditegaskan dengan kaidah keragaman keperalihan (law of requisite Variety). Menurut kaidah ini, sistem yang baik harus memiliki satu atau lebih mekanisme atau variasi pengendalian untuk menanggulangi setiap kemungkinan keadaan lepas kendali.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi dibutuhkan oleh manajemen untuk menghindari proses enthropi. Proses enthropi adalah proses berakhirnya keberadaan suatu sistem manajemen yang didahului kondisi tanpa pola dan tidak menentu. Informasi adalah hasil pengolahan data yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Data sebagai bahan baku informasi adalah gambaran kejadian yang berwujud karakter, angka, atau simbol tertentu yang memiliki arti.

2.2.1 Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berbicara banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data yang ditangkap dianggap sebagai input, diproses kembali melalui model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Menurut John Burch dan Gary Grudnitski, (“Information Systems Theory and Practice”, John Wiley and Sons, New York 1986) siklus ini disebut dengan Siklus Informasi (Information Cycle) atau Siklus Pengolahan Data ( Data Processing Cycle).

2.2.2 Kualitas Informasi

Agar informasi dapat mempunyai manfaat dalam proses pengambilan keputusan, informasi harus mempunyai kualitas dan nilai. Kriteria kualitas informasi adalah :

§ Akurat : yang berarti informasi harus tidak bias atau menyesatkan dan bebas dari kesalahan.

§ Tepat waktu : yang berarti informasi yang sampai kepada penerima tidak boleh terlambat. Mahalnya nilai informasi saat ini adalah karena harus cepatnya informasi tersebut didapatkan, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan.

§ Relevan : yang berarti informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang menerimanya.

2.2.3 Konsep Umpan Balik Informasi

Konsep umpan balik informasi menjelaskan perihal pencarian sasaran dan saling mempengaruhi antar bagian sistem yang mengkoreksi dengan sendirinya. Pada dasarnya konsep umpan balik ini berkaitan dengan cara informasi digunakan untuk maksud pengendalian. Pengendalian sebagai konsepsi inti sistem sangat membutuhkan umpan balik informasi. Informasi tentang mekanisme sistem atau input sistem jika perlu, untuk menjaga agar sistem bekerja sesuai dengan rencana pencapaian sistem.

2.2.4 Pendekatan Sistem Dalam Pertukaran Informasi

Pendekatan sistem adalah suatu gagasan yang bersumber pada paham sinergistik yang menyatakan bahwa total keluaran suatu organisasi dapat ditingkatkan jika bagian-bagian komponennya dapat diintegrasikan. Penerapan konsep umpan balik informasi, yang juga merupakan pengertian dasar pendekatan sistem, selaras dengan paham sinergistik.

Pada masa lalu, efektivitas organisasi bisnis berada di bawah titip optimum kaarena terhambatnya komunikasi, yang dapat disebabkan oleh birokrasi atau ketiadaan teknologi. Dewasa ini ketika kemajuan teknologi yang semakin pesat menyebabkan umur hidup relatif bertambah pendek, organisasi bisnis mulai membutuhkan suatu sistem yang bisa mengintegrasikan bagian atau sub sistem yang ada, melalui pertukaran informasi agar tetap hidup.

Pendekatan sistem diperlukan untuk mengubah mekanisme pertukaran informasi antara setiap bagian sistem yang terhubungkan melalui jalur kewenangan klasik, agar menjadi hubungan informasi antar setiap bagian sistem secara terintegrasi.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga processing systems atau information processing systems atau information-generating systems. Menurut Robert K. Leitch dan K. Roscoe Davis, (“Accounting Information Systems”, Prentice-Hall, New Jersey, 1983) hal 6 Sistem Informasi adalah :
Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan

Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grudnitski, (“Information Systems Theory and Practice”, John Wiley and Sons, New York, 1986) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya sebagai blok bangunan (block building).   Block building ini kemudian dibagi menjadi :

1.      Blok masukan (input block)

2.      Blok model (model block)

3.      Blok keluaran (output block)

4.      Blok teknologi (technology block)

5.      Blok basis data (data base block)

6.      Blok kendali (controls block)

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Dalam organisasi bisnis, harus ada hubungan timbal balik dan keterkaitan yang erat antara setiap fungsi manajemen dengan setiap teknik manejemen agar kondisi sinergi bisa tercapai. Fungsi manajemen menjelaskan apa yang dilakukan dan bagaimana mengendalikan sumber daya agar tujuan bisa dicapai dari dalam melakukan hal ini bersandar pada pengetahuan teknik manajemen. Untuk mewujudkan keterkaitan antara setiap fungsi manajemen dengan setiap teknik manajemen, dibutuhkan sistem informasi manajemen yang akan melingkupi seluruh fungsi dan teknik manajemen. Sistem Informasi Manajemen ini bertugas mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data untuk akhirnya menyajikan informasi kepada semua tingkatan manajemen berkaitan dengan fungsi manajemen dalam pengelolaan sumber daya. Sistem informasi manajemen bertujuan menunjang proses pengambilan keputusan dalam melaksanakan fungsi manajemen pada berbagai tingkatan manajemen, dengan mewujudkan hubungan timbal balik dan keterkaitan informasi antar bagian organisasi sehingga sinergi organisasi dapat tercapai.

Gregory M. Scott, (“Prcinciples of Management Information Systems”, McGraw-Hill, New York, 1986) mengemukakan pengertian Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai berikut :  Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan infromasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.  Sedangkan Barry E. Cushing, (“Accounting Information Systems and Bussiness Organizations”, Addison Wesley Publishing Company, Philippines, 1974)  mengemukakan pengertian Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai berikut :  Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Menurut Frederick H. Wu, (“Accounting Information Systems Theory and Practice”, (International Student Edition: Tokyo: McGraw-Hill Japan, 1984), pengertian Sistem Informasi Manajemen adalah :  Kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.  Menurut Gordon B. Davis, (“Management Information Systems: Conceptual Foundations, Structures and Development”, International Student Edition, McGraw-Hill, Kogakusha, 1974) : Sistem Informasi Manajemen adalah : Sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.

--Thanks--