Manajemen Data

Sistem pengolahan data secara elektronik menyimpan data dengan cara mengorganisasi unit data yang lebih kecil ke dalam unit yang lebih besar secara terstruktur dan hierarkis. Secara rinci, hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar dapat ditunjukkan sebagai berikut :

1. Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang) fisik.
2. Record, adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity.
3. File, adalah sekumpulan record yang sejenis. Contohnya adalah seluruh record piutang pelanggan dikumpulkan dalam satu tempat yang disebut file piutang dagang
4. Data base, adalah kumpulan file-file yang membentuk satuan data yang besar. Dengan dikumpulkannya data perusahaan ke dalam database, maka koordinasi data menjadi lebih mudah sehingga proses pembaruan (updating) dan akses data menjadi lbih lancar.

Di masa lalu, perusahaan akan membuat program file baru setiap kali terjadi perubahan kebutuhn informasi. Akibatnya jumlah induk file yang diselenggarakan juga bertambah. Saat ini, dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan informasi akan dilayani tanpa perlu menambah program dan file baru. Istilah-istilah umum dalam konsep database yang perlu diketahui adalah :

1. Pendekatan database (database approach). Pendekatan ini memandang data sebagai sebuah sumberdaya organisasi yang harus digunakan dan dikelola untuk seluruh organisasi bukan hanya digunakan dan dikelola oleh unit atau fungsi tertentu saja. Secara umum perbedaan pengelolaan data dengan cara lama (file approach) dan cara baru (database approach).
2. Sistem manajemen database (Database manajemen system/DBMS), adalah program yang mengelola dan mengendalikan data dan interface (antara data dan program aplikasi).
3. Sistem database (database system), yaitu merupakan gabungan antara database, DBMS, dan program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS.
4. Database Administartor (DBA), adalah orang yang bertanggung jawab terhadap penanganan dan pengelolaan database.
5. Data warehouse, adalah database yang dimiliki oleh sebuah perusahaan,. Datawarehouse ini dibangun dengan memanfaatkan teknologi maju.

Dalam sebuah system yang berorientasi file (file oriented system), para pemrogram harus tahu lokasi fisik dan layout record yang digunakan dalam sebuah program aplikasi.
Pendekatan database mengenal dua cara pandang terhadap data yaitu cara pandang logical view) dan cara pandang fisik (physical view).

Pandangan logis (logical view) berkaitan dengan bagaimana pemakai secara konsep mengorganisasi, memandang, dan memahami hubungan antar data. Pandangan fisik (physical view) berkaitan dengan bagaimana dan dimana data secara fisik dibuat dan disimpan dalam disket, hardisk, pita, atau media lain.

Perangkat lunak system manajemen database berfungsi menghubungkan antara cara data secara fisik disimpan dalam disket dan cara pandang logis terhadap data yang dilakukan oleh setiap pemakai. DBMS mengendalikan database sedemikian rupa sehingga pemakai dapat mengakses, menghasilkan informasi, atau memperbarui data tanpa harus mengetahui bagaimana data secara fisik disimpan.
Dengan demikian, para pemakai hanya bertanggung jawab mendefinisikan pesyaratan tanpilan data logis mereka tanpa perlu melakukan pengubahan pandangan fisik. Selain itu, administrator database dapat pula mengubah penyimpanan fisik data meskipun para pemakai tidak mengubah program aplikasi yang bersangkutan.

Karyawan bagian pengolahan data menggunakan cara pandang fisik untuk mengefisiensikan penggunaan alat-alat penyimpanan data dan alat-alat pemrosesan lainnya. Dalam hal ini administrator database bertanggungjawab untuk menyimpan data secara fisik sedemikian rupa sehingga persyaratan logis terpenuhi.

Penggunaan system database untuk mengelola data sebuah organisasi memberikan beberapa keuntungan, antara lain :

1. Integrasi data, informasi dapat dihasilkan dengan mengkombinasikan data tanpa batas.
2. Flexibilitas laporan, laporan dapat direvisi secara mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal laporan regular.
3. Meminimumkan pengulangan dan ketidakkonsistenan data, karena elemen data biasanya disimpan hanya sekali, pengulangan dan ketidakkonsistenan data dapat diminimumkan.
4. Independensi data, karena data dan program independen satu sama lain, maka masing-nasing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi. Hal ini menyederhanakan pengelolaan data dan pemrograman.
5. Manajemen data terpusat, dengan pendekatan data base, maka manejemen data menjadi lebih efisien karena administrator database bertanggungjawab untuk mengkoordinasu, mengendalikan, dan mengelola database.
6. Keamanan, perangkat lunak DBMS memiliki system pengawasan melekat, seperti misalnya password yang membantu menjamin integritas data.
7. Analisis lintas fungsi, dalam database hubungan antar elemen data.